Como organizar assembleias produtivas em condomínios

Fundamental na administração de um condomínio, a assembleia é uma ferramenta ainda mal vista por muitos condôminos, seja pelo tempo que leva, ou até pelas discussões que desestabilizam a harmonia coletiva. Então, como otimizar o uso de uma peça tão essencial para uma gestão eficiente, garantindo a satisfação da maioria?

 

Organização e objetividade são regras básicas para que uma assembleia seja produtiva. Moradores que conversam e debatem entre si, todos falando ao mesmo tempo e ainda sobre assuntos que destoam completamente do foco da reunião são fatores que contribuem para tornar a assembleia um momento maçante para quem participa.

 

Já na convocação, a assembleia deve seguir todas as normas estabelecidas na Convenção do condomínio, para que sua realização ocorra com tranquilidade e seja proveitosa. O não cumprimento desse processo pode, inclusive, invalidar judicialmente as decisões tomadas nessa reunião.

 

As pautas devem ser bem definidas e pertinentes às necessidades condominiais. Além disso, não devem ser muito extensas. O número ideal são quatro pautas por assembleia, evitando o alongamento excessivo do encontro e permitindo melhores resultados. Prestação de contas, previsão orçamentária, aprovação de obras e eleição para síndico e outros cargos diretivos do condomínio; são exemplos de pautas executadas em assembleias.

 

O tempo é outro aliado para execução de uma boa assembleia. Na convocação, pode ser incluído o tempo de exposição e debate dos temas que serão trabalhados. Cinco minutos é tempo suficiente para que cada pessoa participe, e o ideal é que a reunião tenha no máximo uma hora e meia.

 

O presidente da mesa, definido para a assembleia, deve ter um perfil apaziguador e não pertencer a nenhum grupo de moradores específico, para atuar de forma transparente e neutra. Ele deve saber também o momento de se impor diante das discussões, que podem tomar rumos diferentes do esperado e tornarem-se muito prolongados.

 

É importante lembrar que o condômino ausente deve submeter-se ao que foi votado e aprovado em assembleia. Esses itens definidos devem ser descritos em ata, sem acréscimos ou negligências, e devem ser registradas em cartório, caso a Convenção do condomínio determine. E, assim como todos os documentos referentes ao condomínio, o Livro de Atas deve estar sempre disponível aos condôminos.